Digital referenstagning - ett modernt sätt att arbeta

I Botkyrka kommun arbetar man med att införa digital referenstagning vid rekryteringar. Vi har pratat med Nina Angermund Carlsson, HR-specialist i Botkyrka som varit med under hela arbetet med införandet.

Vad är vinsterna med att jobba med digital referenstagning?

Det är många fördelar med digital referenstagning. Dels att hela referensflödet är digitalt, dels att det finns flera sätt att svara. Det kan man göra på mobil, dator eller om man vill bli uppringd. Vi använder samma grundmall i hela kommunen, och flödet går snabbt – de flesta svarar på en referensförfrågan inom 24 timmar. Vi upplever att referenterna är ärliga och svarar utförligt. Vi kan ta fler referenser, och ännu en aspekt är att vi enkelt kan spara ner referensrapporten i vårt diarium.

Hur har detta tagits emot av kandidaterna respektive medarbetarna?

Kandidaterna upplever att det är ett modernt sätt att arbeta, och många av våra kandidater tillhör ju de generationer som är uppväxta helt digitalt och upplever det enbart som positivt. De av våra medarbetare som har kommit i gång med att använda funktionen är i stor majoritet positiva. Vi på Rekryteringscenter använder den digitala funktionen i alla rekryteringar vi ansvarar för, i fem av Botkyrkas åtta förvaltningar.

Vad har ni för verktyg och hur fungerar det?

Vi använder Refapp som är integrerat i vårt rekryteringsverktyg Varbi. Om man aktiverar funktionen i det rekryteringsprojekt man har, så klickar man bara på den kandidat man vill ta referens på, och så startar ett automatiskt flöde. Kandidaten lägger först in sina referensers e-post eller telefonnummer. När referenserna är inmatade skickas mallen ut automatiskt till referenserna. Därefter blir de påminda ett par gånger inom de närmaste tre dagarna, så att de tar sig tid att besvara. De kan även välja att bli uppringda och föreslå tidpunkt för det. När referenserna är klara får man en rapport som man enkelt kan dela eller mejla till parterna i rekryteringen.

Används digital referenstagning vid alla rekryteringar?

Målsättningen är att den digitala funktionen ska användas i alla rekryteringar. Om den inte används kvarstår ansvaret för rekryterande chef att ta referenser ”manuellt”, så vår förhoppning är att vi ska nå dit där alla ser vinsterna i det digitala flödet. Under januari-juni har vi varit i en implementeringsfas där vi bland annat erbjudit utbildning för HR och chefer, och från den 1 juli går vi över till genomförandefasen i projektet.